Дебиторская задолженность – это документально подтвержденная сумма долгов (обязательств) юридических и физических лиц перед организацией. Работа с дебиторкой, как оборотным активом, является одним из элементов общего управления активами компании, эффективность которого зачастую определяет жизнеспособность фирмы на рынке.
В данной статье рассмотрим финансовые аспекты управления дебиторской задолженностью – анализ состояния долгов, работа с сомнительной и безнадежной задолженностью.

Финансовый анализ дебиторской задолженностиАнализ проводится по следующим источникам информации:

• бухгалтерский баланс и приложения к нему;
• бухгалтерские справки;
• регистры учета.

Анализ проводится в сопоставлении с соответствующими показателями предыдущего периода, а также учитывает положения принятой учетной политики организации о создании резервов по сомнительным долгам (с учетом величины резервов). В идеале провести анализ с учетом разбивки структуры задолженности на отдельных должников (или группы), виды продукции и условия сделок.

Основные показатели:

1). Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности (RT)Показывает отношение выручки (годового оборота компании) к средней величине дебиторской задолженности, т.е. насколько эффективно организована работа по сбору долгов:

Или:
RT = строка 2110 (отчет о фин. результатах) / (строка 1230 на начало периода в бух. балансе + строка 1230 на конец периода в бух. балансе) / 2
Среднюю дебиторскую задолженность считайте, как сумму задолженности на начало и конец года, деленную пополам.
Данный коэффициент не имеет нормативного значения. Нужно отслеживать и реагировать на динамику данного показателя:

• чем он выше, тем лучше организации (повышается ее ликвидность и платежеспособность);
• чем он ниже, тем больше потребность компании в оборотных средствах.

Если показатель снижается, то это может свидетельствовать о проблемах сбыта (росте неплатежеспособных клиентов). Также это может быть вызвано внутренней политикой организации. Например, если организация переходит к более мягкой политике взаимоотношений с клиентами.

2). Длительность оборота дебиторской задолженности (ACP)
Показывает, сколько в среднем дней требуется для оплаты дебиторской задолженности. Чем меньше дней требуется для оборота задолженности, тем лучше. Чем выше срок, тем больше рисков непогашения долгов.
ACP = период времени в днях / RT (коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности)
Или:
ACP = период времени в днях * 0,5 * (строка 1230 на начало периода + строка 1230 на конец периода) / строка 2110
Для управления задолженностью недостаточно посчитать общий период оборота задолженности, т.к. общие финансовые показатели учитывают и клиентов, платящих в течение 1 месяца, и клиентов с оплатой в течение квартала.
Для составления детальной картины просчитайте соответствующие показатели для отдельных клиентов (групп), видов продукции, условиям заключения сделок. Это поможет структурировать задолженность, найти причины и решения для оптимизации сроков дебиторки.

3). Показатель доли дебиторской задолженности в текущих активах (ДДЗ)
Помогает контролировать влияние отвлеченных из оборота средств на производственный процесс и величину ликвидных активов. Целесообразно рассчитать также и показатель доли сомнительной дебиторской задолженности в текущих активах (ДсДЗ), чтобы оценить качество дебиторки.
ДДЗ = (сумма дебиторской задолженности / сумма текущих активов) * 100%
ДсДЗ = (сумма сомнительной дебиторки / сумма дебиторской задолженности) * 100% Увеличение данных показателей относительно предыдущего отчетного периода является негативным сигналом для управления. Это говорит о том, что все больше активов не участвует в процессе текущей деятельности организации, а также о снижении ликвидности активов.

4). Коэффициент соотношения дебиторской и кредиторской задолженности (ДЗКЗ) Показывает возможность организации покрыть свои обязательства (свои долги) за счет имеющейся дебиторской задолженности.
ДЗКЗ = сумма дебиторской задолженности на дату расчета / сумма кредиторской задолженности на дату расчета
Нормативным показателем является ДЗКЗ > 1, оптимальным, если ДЗКЗ > 2. Это позволяет судить, что дебиторская задолженность покрывает кредиторскую, т.е. организация может расплатиться со своими кредиторами без привлечения дополнительных источников финансирования. В то же время слишком высокий показатель соотношения может свидетельствовать о неоптимальном подборе контрагентов, которые не оплачивают свои обязательства в срок.

Переоценка дебиторской задолженности
Дебиторскую задолженность переоценивайте в следующих случаях:
1). Если задолженность выражена в иностранной валюте (за исключением выданного аванса, задатка, предварительной оплаты).
Для переоценки пересчитайте задолженность по официальному курсу иностранной валюты к рублю на каждую отчетную дату и дату погашения (списания). Если официального курса нет, то используйте кросс-курс.
2). Если дебиторскую задолженность при принятии к учету оценили по приведенной стоимости (сумма, которую продавец получил бы на условиях немедленной оплаты, уменьшенной на сумму всех полученных авансовых и текущих платежей, по которым отсрочки не предоставляется).
Касается задолженности по договору, предусматривающему отсрочку (рассрочку) оплаты на срок свыше 12 месяцев (если меньший срок не установлен учетной политикой). Для переоценки нужно каждый месяц увеличивать дебиторку, начисляя процентный доход.

Сомнительная дебиторская задолженность в бухгалтерском учете
Дебиторскую задолженность по критериям реальности ее взыскания разделяют на:

• реальную к взысканию (текущую);
• сомнительную;
• нереальную к взысканию (безнадежную).

Сомнительная дебиторская задолженность – возникает, когда не произошло получение оплаты в день, установленный договором, а сам возникший долг не обеспечен залогом, банковской гарантией, поручительством, возможностью удержания имущества должника и иными защитными мерами, а срок исковой давности еще не истек. Также в эту категорию нужно относить долги, по которым еще не истекли сроки погашения по договору, но уже известны финансовые проблемы должника.

Выявляются такие долги:

• в результате ежегодной инвентаризации расчетов с дебиторами;
• отчетами ответственных сотрудников за определенные договора и сделки (контрагентов), которые отслеживают исполнение всех обязательств.

Бухучет требует создания резервов в отношении всех сомнительных долгов организации. Это обеспечивает соблюдение принципа осмотрительности и касается всех организаций, в т.ч. малых предприятий и организаций на упрощенных способах ведения учета, а также выявленных сомнительных долгов по любым основаниям, в т.ч. и по выданным авансам.
Такие резервы создаются без необходимости издания соответствующих приказов, а их величина, являясь оценочной величиной (но не оценочными обязательствами), определяется по каждому сомнительному долгу с учетом платежеспособности должника и оценки вероятности полного (частичного) погашения задолженности. Сумма резерва признается прочим расходом.
При изменении информации величина резерва подлежит корректировке – увеличению (признается расходом) или уменьшению (признается доходом). На конец отчетного периода неизрасходованные суммы резерва по сомнительным долгам (созданного в предыдущем периоде) не нужно включать в прочие доходы и можно перенести на следующий отчетный период.
В отдельных случаях резерв по сомнительным долгам нужно полностью или частично включить в прочие доходы (восстановить):

• дебиторка выбыла из-за передачи третьим лицам;
• задолженность погашена в полной сумме или превышающей оценку данной задолженности;
• выявлено (при проверке), что сумма созданного резерва избыточна.

В учетной политике определите критерии сомнительной задолженности, способы ее выявления и фиксации, порядок создания и расчета таких резервов. Распространены следующие способы определения величины:
1). Интервальный – размер отчислений в резерв рассчитывается ежеквартально (ежемесячно) в процентах от суммы долга в зависимости от длительности просрочки. Например:

• задолженность менее 45 дней – до 50%;
• задолженность 45-90 дней – более 50%;
• задолженность свыше 90 дней – 100% долга.

2). Экспертный – резерв создается в сумме, которая, по мнению организации, с высокой вероятностью не будет погашена.
3). Статистический – величина резерва рассчитывается ежеквартально (ежемесячно) и определяется по статистике данных организации за несколько периодов по долям непогашенных долгов.
Сомнительная задолженность учитывается до момента признания ее нереальной (безнадежной) к взысканию.

Безнадежная дебиторская задолженность в бухгалтерском учете (нереальная для взыскания)
Безнадежная задолженность – долг, который фактически невозможно (нереально) взыскать. Таковыми признаются долги, по которым:

• истекли сроки исковой давности по обязательствам;
• судом отказано во взыскании;
• обязательство прекращено на основании ликвидации организации или исключении из ЕГРЮЛ;
• невозможность взыскания долга подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя.

Если дебиторская задолженность признана нереальной для взыскания, то ее можно списать:

• если под данную задолженность создавался резерв и его размера достаточно, то долг списывается за счет данного резерва по сомнительным долгам;
• если средств резерва недостаточно (или он не создавался), то сумма долга, превышающая величину резерва, относится в прочие расходы.

Задолженность списывают отдельно по каждому обстоятельству. Для этого:
1). Проведите инвентаризацию дебиторской задолженности и выявите долги, нереальные для взыскания.
2). Оформите документы для списания:

• документы с результатами проведенной инвентаризации;
• документ с обоснованием списания задолженности (протокол инвентаризационной комиссии);
• приказ руководителя о списании дебиторской задолженности.

3). Отразите списание задолженности с балансового учета:

• если обязательство не прекращено или есть вероятность взыскания долга, отразите списанную задолженность на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»;
• задолженность по оплате проданных товаров (работ, услуг) и по выданным авансам списывайте с учетом НДС;
• задолженность с истекшим сроком исковой давности списывайте в отчетном периоде, приходящем на дату окончания этого срока;
• при банкротстве должника списывайте задолженность в периоде, когда внесена запись в ЕГРЮЛ о ликвидации.

Управление дебиторской задолженностью
Управление дебиторкой, как и многие другие типы, лучше выстроить с учетом цикла задолженности, поделив на этапы.

Этап №0. Неоформленная задолженность
Возникает, когда ценности (товары, услуги, работы) фактически должнику были переданы, но документального подтверждения еще нет. Затягивание на этом этапе фактически предоставляет должнику отсрочку.
Важно обеспечить до начала этапа:

• корректность оформления сделки и ее первичных документов;
• оперативное получение и фиксация первичных документов.

В реализации поможет:

• применение электронного документооборота с контрагентами;
• обучение ответственных по сделкам оформлению первичных документов и разрешенных в организации правок документов;
• предварительное согласование с фиксацией договоренностей (например, после обсуждения по телефону направлять контрагенту протокол с обговоренными правками);
• фиксация правил документооборота в локальном нормативном акте.

Этап №1. Потенциальная задолженность
Возникает с момента оприходования на баланс и длится до даты погашения, указанной в договоре.
Важно обеспечить до начала этапа:

• проверку контрагентов с периодическим обновлением результатов;
• наличие ресурсов и готовность к исполнению обязательств со своей стороны сделки.

В реализации поможет:

• локальные акты по безопасной работе с контрагентами и оценке рисков сделки;
• обучение ответственных по сделкам лиц безопасной работе с контрагентами;
• предусмотренная ответственность за возникновение задолженности по причине нарушений со своей стороны сделки (например, депремирование).

Этап №2. Текущая задолженность
Возникает после прохождения даты погашения, указанной в договоре, если запланированной оплаты не произошло.
Важно обеспечить до начала этапа:

• альтернативы по расчетам, если у должника будет недостаточно денежных средств для оплаты долга;
• оценить потенциал долга для его переуступки;
• возможности для рассрочки оплаты задолженности и санкции за задержку сроков.

В реализации поможет:

• ведение расширенного досье контрагента, учитывающее не только риски, но и возможности;
• изучение своих контрагентов и/или рынка с определением потенциальных покупателей долгов;
• предусмотренные меры поощрения контрагентов за оплату раньше срока по договору (например, предоставление скидки в 3% при оплате в течение 10 дней с момента получения товара).

Этап №3. Проблемная задолженность
Возникает в случае недейственности или неисполнения принимаемых мер по возврату долга на предыдущем этапе, но до признания задолженности безнадежной. Например, договорились о реструктуризации долга, согласовали график погашения, но должник снова нарушил обязательства.
Важно обеспечить до начала этапа:

• рычаги юридического и репутационного давления на контрагента;
• исключение возможности непризнания долга по формальным признакам.

В реализации поможет:

• наличие юриста в штате или договоренности с поставщиком юридических услуг;
• локальный акт, определяющий досудебное урегулирование споров с контрагентами.

Этап №4. Безнадежная задолженность
Возникает с момента выявления факторов, достаточных для признания долга нереальным для взыскания, и до момента списания с баланса.
Важно обеспечить до начала этапа:

• оперативное выявление признаков безнадежности долга и сценарии действий под определенные случаи.

В реализации поможет:

• локальный акт, определяющий порядок выявления и действия при признаках безнадежности долга (например, при банкротстве и ликвидации контрагента);
• закрепление ответственного лица за сбор конкретной задолженности.

Данные рекомендации по управлению дебиторской задолженностью применяются в комплексе, т.е. каждый последующий этап учитывает мероприятия предыдущего. Также вместе с этим необходимо проводить регулярный анализ состояния дебиторской и кредиторской задолженности, отслеживая динамику и осуществляя постоянный контроль показателей. Если есть возможность, то следует ориентироваться на большое число покупателей.