Расходы сопровождают деятельность бизнеса (в большинстве случаев). Их правильное определение и учет помогает организации не только сократить потери, но и избежать ненужного внимания со стороны проверяющих органов.

В данной статье рассмотрим:

1. Прямые и косвенные расходы
2. Внереализационные расходы
3. Нормируемые расходы

Прямые и косвенные расходы

Состав прямых и косвенных расходов зависит от того, связаны они с производственной или торговой деятельностью.

В соответствие со ст. 318 НК РФ при производстве товаров, выполнении работ, оказании услуг к прямым расходам могут быть отнесены, в частности:

• затраты на приобретение сырья и материалов, используемых в производстве;
• расходы на оплату труда персонала, который занят в процессе производства, а также начисленные на эти суммы страховые взносы на обязательное социальное страхование;
• суммы начисленной амортизации по основным средствам, используемым при производстве товаров, работ, услу

В соответствие со ст. 320 НК РФ в торговой деятельности к прямым расходам относят следующие категории расходов:

• стоимость приобретения товаров, реализованных в текущем отчетном (налоговом) периоде;
• расходы по доставке налогоплательщику-покупателю приобретенных товаров, если эти расходы не включены в цену приобретения товаров.

Перечень прямых расходов открытый. Конкретный перечень прямых расходов налогоплательщик определяет самостоятельно исходя из условий своей деятельности и закрепляете в учетной политике. При распределении расходов нужно учесть, связаны ли они с изготовлением продукции, выполнением работ или оказанием услуг.

Если это определить невозможно, суды оставляют право распределения расходов по усмотрению налогоплательщика указывают, но указывают на необходимость применения экономически обоснованных показателей. Эту позицию поддерживает в т.ч. Минфин (Письмо Минфина России от 22.03.2021 N 03-03-06/1/20225).

Все прочие расходы, не включенные в прямые, относятся к косвенным расходам, кроме внереализационных, о которых мы поговорим чуть позже.

Соответственно, если критерии прямых расходов можно устанавливать самостоятельно, значит, это же относится и для критериев косвенных расходов. Конечно, это не означает, что деление затрат на прямые и косвенные может производиться по принципу «хочу - отнесу эти затраты к прямым, хочу - к косвенным». Распределение должно быть экономически обосновано, что неизменно подчеркивается в многочисленных разъяснениях Минфина России и ФНС (Письмо Минфина России от 26.06.2020 N 03-03-07/55268).

То есть механизм распределения затрат на производство и реализацию должен содержать экономически обоснованные показатели, обусловленные технологическим процессом или особенностями, характерными для разных отраслей промышленности. При этом налогоплательщик вправе в целях налогообложения отнести отдельные затраты, связанные с производством товаров работ или услуг, к косвенным расходам только при отсутствии реальной возможности отнести указанные затраты к прямым расходам, применив при этом экономически обоснованные показатели.

Указанный порядок распределения прямых расходов или формирования стоимости незавершенного производства устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения и подлежит применению в течение не менее двух налоговых периодов.

Если в составе косвенных вы признаете расходы, которые однозначно могут быть отнесены к конкретному виду производимой вами продукции, работ или услуг), то это повышает риск оспаривания налоговиками правомерности такой учетной политики. Арбитражный суд с большой долей вероятности примет сторону налогового органа.

К косвенным затратам можно отнести, в частности:

• аренду помещения и оборудования, коммунальные платежи;
• плату за патент;
• расходы на исследования рынка и рекламу;
• оплату труда управленцев и рабочих, которые напрямую не участвуют в производстве, например технического директора или бухгалтера. Сюда же относят оплату больничных листов всех сотрудников;
• расходы на содержание оборудования или помещения, которые не задействованы в производстве напрямую, а, например, вырабатывают энергию или предназначены для отгрузки товаров;
• расходы на пожарную безопасность, повышение квалификации сотрудников;
• представительские расходы.

Прямые расходы списываются по мере реализации продукции, работ и услуг, в стоимости которых эти расходы учтены. Косвенные же расходы в полном объеме относятся к расходам текущего отчетного или налогового периода.

Внереализационные расходы

Внереализационные расходы непосредственно не связаны с производством, реализацией товаров, работ или услуг.

Их состав приведен в ст. 265 НК РФ. Например, это проценты по займам, судебные расходы, расходы на банковские услуги или пени за нарушение условий договоров.

Перечень внереализационных расходов является открытым, соответственно в их составе можно указать те расходы, которые не указаны в ст. 265 НК РФ. При этом нужно учитывать, что включать расходы, которые указаны в ст. 270 НК РФ или не обоснованы, или документально не подтверждены, нельзя.

Во внереализационные расходы также нужно включать убытки, которые получены вами в текущем отчетном или налоговом периоде. Примерами таких убытков могут быть:

• убытки прошлых лет, выявленные в текущем отчетном или налоговом периоде;
• недостачи материальных ценностей, если нет виновных в такой недостаче.

Если организация выбрала кассовый метод учета выручки, то внереализационные расходы отражают после или на дату их фактической оплаты.

Нормируемые расходы

При рассмотрении расходов для налога на прибыль нельзя забывать о том, что часть расходов имеет установленные нормативы, т.е. ограничения.

Например, это такие расходы, как:

• представительские расходы;
• расходы на ДМС;
• расходы на формирование резервов по сомнительным долгам и резервов на ремонт основных средств;
• отдельные виды расходов на НИОКР;
• потери от недостач и порчи;
• некоторые виды расходов на рекламу;
• проценты по займам или кредитам, признаваемым контролируемыми сделками, и по контролируемой задолженности;
• компенсация за использование личного легкового автомобиля работника;
• убыток от уступки права требования до наступления срока платежа;
• плата за негативное воздействие на окружающую среду.

Нормируемость отдельных расходов также влияет на вычет по НДС. В целом, по расходам, которые нормируются для налога на прибыль, НДС можно принимать к вычету в обычном порядке, в полной сумме, без учета норм. Исключения установлены только по представительским и рекламным расходам.

Вычет НДС по представительским расходам можно заявить только с той части расходов, которую можно учесть при расчете налога на прибыль по нормативу. В книге покупок счета-фактуры по этим расходам регистрируйте только в пределах принимаемой к вычету суммы.

Норматив по таким расходам составляет 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный или налоговый период, а сам учет доходов и расходов для расчета налога на прибыль ведется нарастающим итогом с начала года. Таким образом в следующем квартале накопленная с начала года сумма расходов на оплату труда станет больше. Это значит, что сумма представительских расходов, которую можно учесть, тоже увеличится.

По поводу рекламных расходов нельзя принять к вычету НДС, если:

• вы бесплатно раздаете рекламную продукцию, которая не является товаром и не представляет потребительской ценности. Например, рекламные каталоги, брошюры, листовки;
• вы бесплатно раздаете рекламные товары стоимостью 100 руб. за единицу или меньше.

По остальным рекламным расходам, как нормируемым, так и ненормируемым, принимайте к вычету «входной» НДС в полной сумме в общем порядке (Письмо Минфина России от 23.12.2015 N 03-07-11/75472).