Хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже.

В последние несколько лет услуги бухгалтерского сопровождения активно развиваются и продвигаются. Основным аргументом является более низкая стоимость по сравнению с работником в штате организации. Не смотря на потерю существенной доли контроля, руководители соглашаются на передачу определенного функционала для внешней реализации. Тем не менее, риски, связанные с ведением бухгалтерии, все еще остаются актуальными для руководителя компании, а «слепое» доверие аутсорсингу может повлечь негативные последствия.

Как контролировать удаленную бухгалтерию
1). График сдачи отчетности и уплаты основных платежей
Каждый бизнес имеет свое количество и периодичность платежей, имеющих стратегическое значение. Кроме уплаты налогов, взносов и других обязательных платежей, это могут быть платежи за рекламу, интернет, аренду склада и т.д. Конечный список зависит от особенностей бизнеса.
Пропуск сроков или ошибки в операциях могут привести к проблемам с контролирующими органами, контрагентами, а в некоторых случаях парализовать работу организации. Многие бухгалтерские компании предполагают собственную ответственность (компенсацию) при наступлении негативных последствий из-за допущенных ошибок. Однако оставлять по этой причине все операции без контроля – сомнительная перспектива, т.к. вину аутсорсера еще нужно доказать. Подобная «успокоительная пилюля» опасна тем, что в случае наступившего риска придется доказывать профессиональную ошибку по специфике деятельности, в которой вы (скорее всего) не являетесь экспертом, т.к. решили передать исполнение стороннему лицу.
Определите перечень финансовых операций, которые для вашего бизнеса являются определяющими, и согласуйте взаимодействие по их проведению с удаленным бухгалтером. Уточните, как ведется отчетность по запланированным и проведенным платежам (например, отчет в CRM, 1С, Exel и т.д.), получите к нему доступ и обговорите периодичность контроля.
В этот же пункт можно отнести получение и контроль сверок с бюджетом – как минимум, раз в квартал.
Полезным инструментом контроля будет предоставление и проверка отчета по расчетам с дебиторами/кредиторами. Этим Вы предупредите ситуации, когда фактически расчеты произведены.
2). Корреспонденция от контролирующих органов
Руководителю стоит быть в курсе писем (уведомлений, требований), которые контролирующие органы присылают в организацию. Тем более что многие негативные сценарии (выездные проверки, штрафы, вызовы на допрос и т.д.) начинаются с игнорирования такой корреспонденции.
Часто письма из налоговой получаются через системы (операторов) электронного документооборота. Если вы или поставщик бухгалтерских услуг подключены к такой системе, то важно иметь активный доступ или настроенные уведомления о новых поступлениях. Дополнительным плюсом наличия такого доступа будет упрощение сбора и представления первичных документов.
Если такого доступа к ЭДО нет, определите периодичность проверки почты, забирайте письма самостоятельно или через представителя (желательно не связанного с удаленной бухгалтерией).
3). Сохранность документов
При регулярной передаче отчетности и первички важно не потерять важные документы. Используйте реестры в документообороте, определите и зафиксируйте, как будет вестись хранение вашей документации. Особенно это актуально, если присутствует риск банкротства компании. Потеря документов может привести к субсидиарной ответственности руководителя. Определите периодичность и регулярно проверяйте резервные сохранения бухгалтерской базы, с помощью которых можно в случае необходимости провести восстановление.
4). Риски налоговых претензий
Существует ряд показателей (критериев), которые влияют на возникновение повышенного интереса к организации со стороны налоговых органов (например, это налоговая нагрузка и рентабельность продаж). Роль бухгалтера в предупреждении подобных рисков очень велика (часть показателей определяется напрямую из отчетности), поэтому нужно определить, какой уровень угроз аутсорсер может сократить. Проверить это можно простым опросом или предоставлением отчета по текущему состоянию компании.
Проверку работы удаленной бухгалтерии можно заменить или дополнить заказом инициативного аудита текущего состояния организации.
Особенности договора при работе с бухгалтерским аутсорсингом
Договор с удаленным бухгалтером нужно заключать, т.к. передаются большие риски. В случае если на текущий момент соглашения официально не оформлены, то поднимите всю переписку и зафиксированные договоренности (например, записи переговоров). Все это может пригодиться в дальнейшем.
Учитывайте, что исполнителем по договору на ведение бухучета может быть лицо, у которого:

• есть высшее образование;
• стаж работы более трех лет за пять последних лет – с высшим образованием в области бухучета и аудита, более пяти лет за семь последних лет – с высшим образованием из другой области;
• нет неснятой (непогашенной) судимости за преступления в сфере экономики (хищения, мошенничество и т.д.).

Что нужно предусмотреть в договоре:
1) место оказания услуг (в помещении заказчика или исполнителя);
2) список работ, выполняемых подрядчиком. Необходимо детально указать, какие работы передаются сторонней организации, избегая неоднозначных трактовок. Например, организация может поручить специализированной компании лишь расчет заработной платы и различных пособий работникам, ведение кадрового учета, исчисление НДФЛ и страховых взносов. Расчетом остальных налогов, составлением и сдачей налоговой и бухгалтерской отчетности по-прежнему будет заниматься ее штатный бухгалтер;
3) список сотрудников, привлекаемых исполнителем для выполнения договора;
4) список контактных лиц от каждой из сторон, порядок их взаимодействия между собой;
5) сроки представления исполнителю первичных учетных документов для ведения бухгалтерского и налогового учета;
6) сроки выполнения обязательств (например, может быть указано, что исполнитель обязан представлять руководителю заказчика заполненные декларации для ознакомления за два дня до окончания срока их сдачи в налоговые органы);
7) порядок действий аутсорсера при представлении ему организацией-заказчиком документов, оформленных с нарушением действующего законодательства;
8) порядок документооборота и обмена иной необходимой информацией между сторонами договора;
9) способы урегулирования разногласий по качеству работы;
10) обязанность исполнителя проводить экспертизу получаемых от организации-заказчика первичных учетных документов на правильность их заполнения;
11) порядок информирования организации о рисках и последствиях при принятии определенных решений или ведении учета;
12) порядок контроля за действиями аутсорсера и независимых проверок его работы (если этот порядок не будет прописан в договоре, то исполнитель может не согласиться на проверку своей работы);
13) понятие, перечень конфиденциальной информации, порядок обеспечения конфиденциальности;
14) порядок подачи отчетов в налоговую инспекцию и иные органы при необходимости;
15) объем и пределы ответственности исполнителя (порядок разграничения ответственности между заказчиком и исполнителем);
16) периодичность и сроки оформления документов по результатам проделанной работы (акта об оказании услуг, отчета исполнителя, счетов на оплату и др.);
17) действия сторон в случае изменения характера финансово-хозяйственной деятельности заказчика или увеличения объема работ по договору.

Предусмотрите в договоре:

• полную ответственность аутсорсера в размере возможных пеней, штрафов со стороны налоговых органов;
• регулярный мониторинг изменения законодательства по бухгалтерскому и налоговому учету, своевременное информирование об актуальных изменениях (для вида деятельности заказчика);
• порядок представления интересов заказчика в налоговых органах (ответы на письма налоговой службы, контактирование с инспекторами и т.д.).