Признание расходов, ведущее к уменьшению налога к уплате или увеличивающее сумму его возмещения, возврата или зачета из бюджета, является получением налоговой выгоды. Какой ее воспримут налоговые органы - обоснованной или необоснованной – зависит во многом от обстоятельств совершения расходов.

В данной статье рассмотрим:

1. Обоснованность расходов
2. Документальное подтверждение расходов
3. Должная осмотрительность при признании расходов

Обоснованность расходов

По практике, которую применяют суды, и формулировке в п. 1 ст. 252 НК РФ можно сделать вывод, что обоснованные расходы – это расходы в денежной форме, имеющие разумные экономические причины или смысл, осуществленные в рамках реальной деятельности организации или иной экономической деятельности, т.е. направленные на получение дохода и документально подтвержденные.

Пример:

Для проведения покрасочных работ фирма покупает краску. Рыночная стоимость краски нужного для работы типа стоит 10000 рублей за банку, но фирма почему-то решает закупить аналогичные банки с краской по 20000 рублей за штуку. Мы видим и налоговики тоже, что экономический смысл подобного решения совершенно не очевиден.

Еще один пример:

Фирма для проведения покрасочных работ также покупает краску, но уже по цене 8000 рублей вместо 10000, т.е. с экономическим смыслом все нормально. Правда, подобные работы ранее фирмой не выполнялись, маляров в штате нет, да и на сайте указано, что профиль организации – это поставка канцелярии и мебели для офисов. Соответственно, налоговики резонно могут заинтересоваться, выполняла ли фирма реально покрасочные работы, под которые закупала краску.

Обратите внимание, что действия организаций из примеров не указывают однозначно на нарушения, но являются показательными фактами, за которые легко могут зацепиться налоговики и суды при доказательстве обвинений.

Основные причины, по которым налоговый орган может попытаться признать расходы необоснованными:

• расходы не привели к получению дохода;
• в результате этих расходов компания получила убыток;
• размер расходов не соответствует финансовому положению организации;
• расходы не связаны с основными видами деятельности компании;
• куплено слишком дорогое имущество, например, люксовый автомобиль.

Однако это не означает, что расходы автоматически можно признать экономически необоснованными. В НК РФ нет такого критерия как соответствие понесенных расходов финансовому положению налогоплательщика.

В помощь налогоплательщику есть и официальные письма Минфина:

1). Расходы организации должны соотноситься с характером ее деятельности, а не с получением прибыли. Они учитываются независимо от наличия или отсутствия доходов от реализации в налоговом периоде (Письмо Минфина России от 28.12.2017 N 03-03-06/1/87897).
2). Налогоплательщик осуществляет деятельность самостоятельно на свой риск и вправе сам оценивать ее эффективность и целесообразность (Письмо Минфина России от 20.06.2017 N 03-03-06/1/38489).

При разговоре о признании расходов для налога на прибыль нельзя не сказать о ст. 270 НК РФ. В ней приведен закрытый перечень расходов, которые ни при каких обстоятельствах не уменьшают доходы организации, т.е. не учитываются при расчете налога на прибыль.

Также стоит отметить, что при обосновании тех или иных расходов по сделкам стоит обратить внимание на условия гражданско-правовых договоров. Экономически оправданными затратами являются прежде всего те, без которых невозможно выполнение договора, направленного на извлечение выгоды для компании.

Если ваша фирма договорилась оплатить те или иные расходы, и соответствующее условие включено в договор, то это может послужить их обоснованием.

Документальное подтверждение расходов

Для обоснования налоговой выгоды мало иметь разумную цель совершения расходов. Необходимо эти расходы в денежной форме, т.е. в рублях, документально подтвердить.

Правда, НК РФ не содержит перечня документов, которыми нужно подтверждать понесенные расходы и их размер. Соответственно, при подготовке документального подтверждения самое главное – это чтобы из документов можно было сделать однозначный вывод, что расходы в заявленном размере были произведены.

В Законе о бухучете сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичными учетными документами. Их формы определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

На практике по одной расходной операции оформляются два вида документов:

• документ, который подтверждает основание для расхода. Например, товарная или транспортная накладная, акт выполненных работ (оказанных услуг), акт приема-передачи и т.п.;
• платежный документ, который оформляет сам расход. Например, платежное поручение или расходный кассовый ордер.

Данные документы можно оформить в электронном виде с электронной подписью.
В этом случае важно учитывать, что электронная подпись может трех видов:

• простая;
• усиленная неквалифицированная;
• усиленная квалифицированная.

Документы, подписанные электронной квалифицированной подписью, не вызывают вопросов у проверяющих органов, если нет прямого требования, что документы можно составить только на бумаге. В остальных случаях стоит заключить с контрагентом соглашение об электронном документообороте.

Кроме документов, прямо подтверждающие расходы, важно учитывать возможность варианты косвенного подтверждения. Как указывает статья 252 НК РФ, под документально подтвержденными расходами принимаются в т.ч. документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной работе в соответствии с договором).

Минфин в одном из писем (Письмо Минфина России от 01.11.2019 N 03-03-06/1/84378), делая вывод о документальном подтверждении расходов в целях налога на прибыль, указывает, что для целей налогообложения прибыли необходимо наличие любых надлежащим образом составленных документов, подтверждающих понесенные расходы и отвечающих требованиям упомянутой статьи 252 НК РФ.

Кроме того, наличие документов, косвенно подтверждающих расходы, служит дополнительным доказательством реальности проводимых операций, т.е. сокращает риски обвинения в получении необоснованной налоговой выгоде.

Пример:

Организация с целью привлечения клиентов размещает рекламный баннер на стороннем сайте на 1 месяц. Все первичные документы с исполнителя были получены. Однако для полного доказательства реальности сделки организация еженедельно делает снимки экрана компьютера с открытым сайтом и размещенным баннером, т.е. предметом сделки.

Это, конечно, не обязательно делать всегда. Но если не сложно, то лучше пусть будет. Как вы знаете, налоговики не всегда предъявляют претензии, имея, что называется, все козыри на руках. Подобные вспомогательные доказательства ваших расходов могут упростить и сократить время в подобных ситуациях и успокоят проверяющих.

Должная осмотрительность при признании расходов

Принцип должной осмотрительности при выборе контрагентов является понятным для большего числа участников рынка. Правда, этот принцип не всегда соблюдается реально.

При проведении проверок налоговики будут учитывать требования ст. 54.1 НК РФ. Чтобы разобраться, как обеспечить должную осмотрительность, нужно разобрать текст упомянутой ранее статьи.

В первом пункте говорится фактах, свидетельствующих о получении необоснованной выгоды.

Во втором пункте нам говорят, если таких фактов нет, то налогоплательщик вправе получить налоговую выгоду, если основной целью операции не является налоговая выгода сама по себе, а также обязательство по этой операции исполнено лицом, которому оно передано по договору или закону.

Пример нарушения данного пункта:

Фирма заключает договор на поставку, сборку и установку мебели в офис. В итоге все сделано. Новые столы, стулья и шкафы стоят, где надо. Правда, у поставщика по договору нет производства мебели, нет складов для хранения мебели, нет своих ресурсов на организацию ее доставки, сборку и установку. При проверке выясняется, что данный контрагент по факту выступил посредником, и все работы делала другая организация. При этом реальный исполнитель по документам сделки нигде не фигурирует.

Вернемся к ст. 54.1 НК РФ, перейдем в п.3.

Не рассматриваются в качестве самостоятельного основания нарушения:

• подписание первичных учетных документов неустановленным или неуполномоченным лицом;
• нарушение контрагентом налогоплательщика законодательства о налогах и сборах;
• наличие возможности получения налогоплательщиком того же результата экономической деятельности при совершении иных не запрещенных законодательством сделок (операций).

Таким образом, учитывая требования ст. 54.1 НК РФ, теперь нужно беспокоиться не столько о том, уплачивает контрагент налоги или нет, а о том, сможете ли вы подтвердить, что это именно он был реальным исполнителем по сделке. В случае исполнения сделки третьими лицами важно иметь подтверждение наличия договорных отношений между вашим контрагентом и этими третьими лицами.

Иногда компании на практике создают видимость проявления должной осмотрительности, запрашивая у своих контрагентов следующий стандартный перечень документов: выписку из ЕГРЮЛ, копию устава, приказы о назначении директора и главного бухгалтера.

В нынешних реалиях нужно проверять всех контрагентов, в т.ч. на предмет того, насколько легально они ведут свою деятельность.